Desde dirigentes de empresas (ya sean pequeñas, medianas o grandes), representantes de asociaciones, instituciones públicas u organizaciones, pasando por las madres de alguno de los miembros que componen Equipo de Comunicación. Hay personas que todavía no tienen muy claro a qué se dedica un gabinete de prensa y cuáles son las labores que realiza para mejorar la comunicación y visibilidad de una entidad.
En este post realizamos un pequeño recorrido por las funciones que desempeñamos como profesionales. También abordaremos las herramientas más utilizadas y las ventajas de incorporar el asesoramiento especializado de todo un departamento dedicado a mejorar la imagen pública y la reputación de tu entidad.
¿Qué es un Gabinete de Prensa?
Empecemos por el principio. Un gabinete de prensa es un departamento estratégico que trabaja para gestionar la comunicación de sus clientes. Dichos organismos pueden ser de diferentes tipologías, como empresas o negocios, instituciones públicas (ayuntamientos, mancomunidades, diputaciones, etcétera); asociaciones y organizaciones, partidos políticos o personajes públicos.
El gabinete de comunicación será el encargado de coordinar las acciones comunicativas para mostrar los valores, imagen y trayectoria de sus clientes, siempre de forma positiva. Su trabajo es servir de enlace entre los medios de comunicación, los públicos objetivos y la entidad, actuando como su representante ante los medios y siendo la cara visible a la que se podrán dirigir. De la misma manera, su labor puede incluir también asesoramiento en ciertos aspectos de protocolo y la concertación de entrevistas, aportando una agenda de medios y contactos.
Este departamento especializado puede estar incluido en el organigrama de la empresa, siendo parte de esta, o ser contratado de manera externa a una empresa o agencia de comunicación. De cualquiera de las maneras, deberá estar conformado por profesionales de la comunicación como son periodistas, publicistas o comunicadores audiovisuales.
Solo un buen profesional será consciente de la importancia de saber comunicar adecuadamente los mensajes que más nos interesan.
Ventajas del Gabinete de Prensa
Contar con la colaboración de un gabinete de prensa para la gestión de la comunicación de una entidad supone sin duda innumerables ventajas. Entre ellas, destaca sin duda la mejora de la reputación y visibilidad de la entidad junto a sus actividades o productos.
Gracias a su experiencia y conocimiento del sector, así como de la situación del entorno, los/as encargados/as del gabinete de comunicación sabrán reconocer las potencialidades y los puntos de la empresa que interesa destacar ante los medios para el beneficio de la misma. De igual manera, también hará lo posible para mitigar las informaciones negativas de la entidad.
Se produce así una unificación de los mensajes procedentes desde la institución, evitando el filtrado de información no deseada.
Un gabinete ofrece desde el primer momento una mayor operatividad en los procesos. Así mismo, permitirá reaccionar de manera rápida, organizada y estandarizada ante cualquier imprevisto.
También supone una mejor coordinación de campañas entre varios departamentos, al igual que una mayor monitorización de la información sobre la entidad que se comparte en los medios de comunicación.
Herramientas del gabinete de prensa
Todo gabinete se sirve de diversas herramientas para cumplir su cometido. Son comunes, en su mayoría, a las utilizadas por los propios medios de comunicación. Entre ellas, destacan:
Plan de Comunicación
Este plan incluye los objetivos marcados por la entidad a largo y medio plazo, al igual que los pasos y acciones comunicativas de la misma para conseguirlos.
Relaciones públicas y gestión de medios
Un profesional del ámbito de la comunicación sabrá suministrar de manera acertada el tipo de información y material que necesiten los periodistas encargados de cubrir la noticia sobre nuestra entidad.
Convocatoria, rueda y nota de prensa
Quizá las herramientas más utilizadas por el gabinete de prensa. Este se encargará de contactar a los medios de comunicación y citarlos en un día, hora y lugar, donde un portavoz de la organización comunicará la información. Los medios presentes recopilarán dicha información, así como imágenes en vídeo, fotografía y audio. Además, el gabinete enviará una nota de prensa con los datos más importantes que se han querido transmitir a todos aquellos medios de comunicación que pudieran estar interesados.
Dossier de prensa
Recopila la información sobre la propia entidad o un determinado asunto. Se elabora para entregar a los periodistas y medios de comunicación que lo soliciten.
Elaboración de contenido
Las páginas web, redes sociales o publicaciones de una entidad deben ofrecer información útil y veraz. El gabinete de prensa se encargará de elaborar dichos contenidos en varios formatos (texto, fotografía, vídeo o audio), además de mantenerlos actualizados. En este apartado pueden incluirse la elaboración de discursos para intervenciones en público de personalidades de la entidad, al igual que envío de artículos de opinión.
Control de redes sociales
En la actualidad, el ámbito comunicativo va más allá de los medios de comunicación, extendiéndose a las redes sociales. Hoy en día, ninguna entidad discutirá la necesidad y conveniencia de estar en ellas. Pero es necesario hacerlo de manera correcta, con la ayuda de profesionales que sepan lo que hacen y puedan basar su gestión en datos y razones argumentadas.
Gestión de publicidad y Plan de Medios
Se trata de seleccionar los medios de comunicación más adecuados para transmitir y vertebrar las líneas comunicativas de las empresas o instituciones. Para realizarlo, es muy importante llevar a cabo un análisis previo del entorno, pero también de resultados, para comprobar el alcance de los mismos y la consecución de objetivos.
Comunicación de crisis
Es cuestión de tiempo que una entidad se vea afectada por un momento de crisis en los que se haya filtrado información negativa o no favorable. Será entonces cuando la acción de profesionales formados en la materia será más necesaria, para una gestión eficaz y una rápida solución. El gabinete de comunicación elegirá los mensajes que sea conveniente compartir y en qué cada momento.
Nuestro Equipo de Comunicación es el tuyo
Si está interesado/a en incorporar los servicios de un gabinete de prensa y comunicación para beneficio de tu entidad, contacta con nosotros. En Equipo de Comunicación pondremos todas estas herramientas y muchas más a tu disposición. Nuestros profesionales de la comunicación se convertirán también en parte de tu equipo, aumentando juntos el prestigio de tu empresa o institución. ¡Llámanos!
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